Vill du arrangera en egen festival? Här finns några tips för dig.

I så fall är det smart att ha lite koll på läget, att ha en checklista är en
bra början. Här kommer några punkter som är bra att ha funderat igenom innan man
går ut med information om sitt evenemang.
Längst ner i detta inlägg hittar
du boktips (som blogginlägget baseras på) och länk till en utbildning för dig om
vill bli eventkoordinator.

1. Vad är syftet med evenemanget?

Börja med att så tydligt som möjligt formulera ett syfte med arrangemanget
och vad du vill uppnå. Det behöver kanske inte vara så mycket märkvärdigare än
att syftet är att erbjuda en kväll med musik i en genre som aldrig framförs live
där du bor.
Det är lättare att göra ett professionellt evenemang om man har
koll på varför man gör det.

Fundera på:

• Varför gör vi eventet, vad är syftet?
  Exempel: Att
  etablera reggaemusiken i din stad.
  
• Vilka mål ska uppnås?
  Exempel: Dra 500 betalande
  besökare.
  
• Vilket budskap som ska förmedlas?
  Exempel: Fred
  och samförstånd över världen, eller kanske att besökarna ska tänka på den
  borttynande regnskogen.
  

2. Vilka är målgruppen och när ska arrangemanget hållas?

Vem ska känna sig injuden till ditt event, egentligen. Grejen är ju att
beroende på etnicitet och åldersspridning kan ditt event krocka med andra
händelser, det är ju onödig konkurrens om du planerat ordentligt på förhand. Ett
exempel på bekymmersam konkurrens var när den lilla festivalen MegaFeztival
valde samma helg som Hultsfred för något år sedan. Arrangören gick i konkurs
ganska direkt efteråt.

Fundera på:

• Åldersfördelning på besökarna?
  Exempel: Undersök
  vad de annars brukar kunna göra den tiden. Är det semester, lov eller andra
  evenemang på gång?
  
• Tidpunkt för evenemanget?
  Exempel: Är din målgrupp
  bortresta eller hemma på sportlovet? Sportlovet kanske är klockrent i tid för
  ditt event.
  
• Uppskattat antal besökare?
  Exempel: Kommer det 500
  besökare så måste allt annat anpassas därefter (bajamajor, mat, vatten,
  vakter?).

3. Ansvarsfördelning i projektgrupp

Även vid små festivaler är det svårt för en enda person att göra allt jobbet
själv. Se till att ha med dig några ytterligare även om du inte har storslagna
planer. En grundregel är att dela ut arbetsuppgifter i projektgruppen och att
man inte sedan lämnar över ansvaret för arbetsuppgifterna efter hand, det medför
ofta många missar.

Man kan dela upp projektgruppens deltagare efter ansvar:

1. Projektledare/evenemangsproducent
   
2. Praktiska arrangemang
   
3. Informationsansvarig
   
4. Ekonomi och budgetansvar

När ansvarsfördelningen är gjord kan arbetsuppgifter delas ut,
exempelvis:

• Uppdragsgivaransvar
  
• Kontrakt med leverantörer m.fl.
  
• Allmänna regler
  
• Projektledare
  
• Evenemangsproducent
  
• Praktiska arrangemang
  
• Budskap och information
  
• Ekonomi
  
• Inbjudningar?
  
• Utskick när?
  
• Svar in när?
  
• Catering
  
• Servispersonal
  
• Underhållning
  
• Teknik
  
• Vaktpersonal
  
• Evenemangsplats/lokalansvarig
  
• Artister
  
• Hotell
  
• Transporter

4. Genomförandet

Handlar om genomförandet på plats. Många mindre arrangemang missar tyvärr
ofta i tempo och under tiden står besökarna och undrar vad som händer - i värsta
fall blir de uttråkade.
I många fall kan det vara värt pengarna att anlita
ett proffs på att hålla publiken igång och introducera respektive
programpunkt.

Fundera på:

• Programledare
  
• Logistik
  
• Rekvisita och dekor
  
• Eventuella möbler
  
• Catering, serveringspersonal
  
• Teknikansvarig
  
• Vaktansvarig, entrévakt och säkerhet
  
• Garderob eller annan förvaring åt besökarna
  
• Backstage-ansvarig
  
• Städansvarig
  
• Transportansvarig
  
• Sjuk- och olycksfallsansvarig

5. Vilka är de medverkande?

Ska värdarna av festivalen synas på scenen och vad vill man ha sagt
(budskapet?). Ska man ha andra aktiviteter än bara musik?

Fundera på:

• Evenemangsnamn
  
• Tema
  
• Programledare
  
• Föreläsare
  
• Välkomsttal
  
• Fotograf
  
• Musik
  
• Lekar & tävlingar

6. Vilken är platsen för evenemanget?

Ta en titt på vilka platser som är lämpliga utifrån antalet personer som
kommer. Ta kontakt i god tid med kommunen eller markägare om det ska arrangeras
utomhus, eller prata med ägare av lokal om det är inomhus.
I Sverige ska man
alltid räkna med att det kan regna. Ska du fixa tält som rymmer alla
gäster?
Om det är inomhus är det bättre att skaffa en stor lokal som kan
avgränsas om du inte får så många besökare som du trodde. Fördelen är att du
inte behöver byta lokal om många besökare kommer.

Tänk på att lokalen/platsen måste bokas in tidsmässigt så man hinner montera
upp före, och montera ner och städa efter sig.

Fundera på:

• Evenemangslokal/evenemangsplats
  
• Byggtider start och rivtider slut
  
• Ritningar lokalen/platsen
  
• Tillstånd för lokalen/platsen
  
• Inlastningsmöjligheter
  
• Tillgänglighet för transporter
  
• Avspärrningskrav
  
• Entréer
  
• Nödutgångar
  
• Sceningång
  
• Dörrvakt, ordningsvakter
  
• Garderob
  
• Toaletter/bajamajor
  
• Barer
  
• Fasta scener
  
• Handikappvänlighet
  
• Artistloger
  
• Personalutrymme för de som jobbar
  
• Låsbart förråd
  
• Reception/Larmcentral

Praktiska saker att fundera på:

• Dusch?
  
• Evenemangskansli
  
• Transportvagnar
  
• Truck
  
• Pallyftar
  
• Hänvisningsskyltar
  
• Toalettskyltar
  
• Sjukvårdsväska
  
• Sjukvårdare
  
• Brandsläckare
  
• Polistillstånd
  
• Hälsoskyddstillsånd
  
• Utskänkningstillstånd
  
• Brandsäkerhetstillstånd
  
• Repetitionslokal

7. Hur ser informationsbehovet ut?

Det blir bara svårare och svårare att nå ut med informationen i det allt mer
påfrestande informationsbruset. Informationen måste vara tydlig, pedagogisk och
komma vid rätt tidpunkt.
Som första kontakt med dina blivande besökare är
kan datumet, budskapet och evenemangsnamn räcka.
Oftast är målet att så
många som möjligt ska komma, då kanske du exempelvis inte ska ta för givet att
du når eventuella pensionärer om du bränner hela PR-budgeten på Lunarstorm.

Fundera på:

• Direktkontakt med personalen, konsulter och leverantörer etc.
  
• Eventuella inbjudningar till särskilt inbjudna
  
• Biljettsläpp
  
• Affischer
  
• Egen webbplats
  
• Annonsering i tidningar och på nätet
  
• Pressmeddelanden
  
• Andra viktiga budskap - som eventuella förändringar

8. Vilken teknik och material behövs

Både gäster och de medverkande kräver att allt ska fungera utan problem och
hålla hög kvalité. Du får se till att någon tar ansvar för att de fungerar helt
enkelt, exempelvis är det bra att på förhand tänkt till angående omklädningsrum
och när artisterna behöver tillgång till scenen m.m.

När all teknik är beställd kan ett schema för soundcheck styras upp. Tänk på
att det alltid ska finnas catering vid scenen.

Fundera på:

• Huvudscen
  
• Alternativscener
  
• Tak, tält
  
• Scendekor
  
• Backdrop
  
• Ljudanläggning
  
• Monitorsystem
  
• Mikrofoner/mygga/trådlöst
  
• Ljusanläggning
  
• El-behov
  
• Förlängningskablar
  
• Kommunikationsradio
  
• Back-line instrument
  
• Teknik, fika och vatten

Checklista för tekniken:

• Soundchecktid 1, Soundchecktid 2 o.s.v.
  
• Teknik-lunch
  
• Teknik-middag
  
• Hänvisningsskyltar
  
• Loge-skyltar
  
• Backstage-pass
  
• Enhetliga kläder för tekniken
  
• Enhetliga kläder för värdskapet
  
• Enhetliga kläder för catering
  
• Bärare/humpers
  
• Tekniktransporter

9. Vilken catering/servering blir det?

Vissa lägger ner för mycket ansträngning på maten och dryck, andra struntar i
det helt och hållet. Efter sommarens Metaltown var det väldigt mycket prat på
nätet om att dryckesmöjligheterna var underdimensionerade oavsett om man ville
ha vatten eller öl. Detta är så klart inte bra reklam och hjälper inte om du nu
ska arrangera fler festivaler.
Mat och dryck ska givetvis hålla hög
kvalitet.

Fundera på:

• Cateringansvarig
  
• Serveringspersonal
  
• Barpersonal
  
• Personalmat
  
• Utskänkningstillstånd
  
• Miljö- och hälsoskyddstillstånd
  
• Vegetariskt
  
• Allergiker
  
• Kaffe/te
  
• Drink/dryckesbiljetter
  
• Växelkassor
  
• Porslin eller engångsmaterial
  
• Uppläggningsfat
  
• Bordsdukar
  
• Papperskorgar
  
• Sophantering
  
• Diskning och efterhantering

10. Ansvar för säkerheten

Säkerheten går alltid först, så är det bara. Kontrollera platsen så
utrymningsvägarna är lämpliga. Säkerhet omfattar även teknik, rök, ljudnivå,
tillfälliga byggnationer som scen m.m.
Utse alltid någon att ansvara för
säkerheten och vid större eller aktiva arrangemang är det viktigt med en
utbildad sjukvårdare på plats. Dessutom är det bra att informera polisen om det
är ett större evenemang.

Fundera på:

• Säkerhetschef
  
• Brandmästare
  
• Tillstånd hos polisen
  
• Nödutrymning
  
• Radiokommunikation
  
• Första hjälpen
  
• Bår
  
• Sjukvårdare, läkare, ambulans
  
• Livräddare
  
• Reception/larmcentral
  
• Ordningsvakter
  
• Olycksfallsförsäkring
  
• Sakförsäkring
  
• Transportförsäkring
  
• Stöldförsäkring
  
• Allriskförsäkring
  
• Tystnadsplikt
  
• Etik, moral
  
• Rökning
  
• Säkerhetsinformation

11. Ekonomi

Någon i projektgruppen måste ha ekonomiansvar för att kunna jobba effektivt.
Projektkostnaderna bör omfatta hela åtagandet och uppdateras löpande. Att tänka
på är att man har olika momssatser beroende på vad det är för varor/tjänster man
inhandlar.
Ibland måste man som arrangör till och med ta arbetsgivaransvar
för vissa artister och leverantörer. Det innebär att man måste betala in skatt
och arbetsgivaravgifter m.m.

Den ekonomiska kalkylen ska innehålla alla utgiftsposter med en kolumn för
vad man budgeterat och vad det faktiskt kostade i slutändan. Då kan
projektgruppen i efterhand få erfarenheter och lära av sina misstag.

Det är också viktigt att man på förhand gör en kalkyl för intäkter som
biljettförsäljning, sponsring, bidrag, försäljning etc.

12. Utvärdering

Man bör utvärdera evenemanget inom 10 dagar efter avslutandet med ett
uppföljningsmöte. Syftet är att få en saklig och effektiv utvärdering utifrån
personalens, gästernas och de ansvarigas synvinkel. Det ger nyttiga erfarenheter
inför framtiden.

För detta kan man göra ett enkelt formulär där respektive person ur
personalen får värdera om denne tycker att man löste frågan:

• Mycket bra (ger 2 poäng)
  
• Ok (ger 1 poäng)
  
• Mindre bra (ger -1 poäng)

Exempel på frågor till formuläret:

• Hur var evenemanget som helhet?
  
• Fick besökarna vad de blev lovade?
  
• Levererade artisterna/övrig underhållning?
  
• Var leverantörerna bra och professionella?
  
• Fungerade värdskapet/programledarskapet bra?
  
• Hur var cateringkonceptet?
  
• Smakade maten bra?
  
• Hur fungerade projektgruppens arbete?

Sedan kan man ha fritext där personalen skriver övriga kommentarer och sin
arbetsuppgift.

 

Etiska regler

Saxat från och rekommenderade av Eventmarket Svenska AB.

Etik är våra regler.
Moral är vårt förhållningssätt till dessa regler.

1. Affärsidén

- Vi håller vad vi lovar och tydliggör vår affärsinriktning för att uppnå
bästa möjliga kundnytta.

2. Marknadsföring

- Vi tydliggör vår marknad, respekterar vår uppdragsgivare, profiterar aldrig
på andras olycka utan fokuserar på våra egna fördelar och vi följer och
respekterar alltid marknadsföringslagen.

3. Avtalsförskrivning

- Vi formulerar alltid våra överenskommelser skriftligt för att undvika
missförstånd. Vi tillämpar gällande lagstiftning och avtal som berör vår
verksamhet och vi har relevanta försäkringar för våra ingångna avtal och
uppdrag.

4. Projekt och produktionstid

- Vi värnar om ömsesidig respekt för alla våra affärsrelationer och
kvalitetssäkrar våra åtaganden. Vi är tillgängliga under hela produktionstiden
och informerar efter hand om resultaten.

5. Genomförandet

- Vi tar alltid fullt ansvar för vad vi lovat att leverera och löser alltid
eventuella uppkomna avvikelser på bästa möjliga sätt. Vi står för en omsorgsfull
behandling av våra projektanställda och övriga samarbetspartners. Vi följer
säkerhetsbestämmelser och bevakar aktivt våra ansvarsområden.

6. Uppföljningen

- Vi är alltid tillgängliga för en relevant utvärdering av våra åtaganden i
samband med genomförandet och vi slutför alltid våra åtaganden i enlighet med
ingångna avtal och överenskommelser.

 

Mersmak och läsa mer?

Källa för tipsen www.eventkonsult.se, där man kan köpa boken med många fler
tips och mycket kunnande. Boken kostar 250 kr.

Utbilda dig till
eventkoordinator/arrangör i samband med olika evenemang, såsom festivaler,
mässor eller sportevents på TechFuturums populära utbildning i Landskrona. De är
representerade i Svenska Eventakademin och samarbetar med musik- och
eventbranschen, samt idrottsrörelsen.